Maka jika salah-salah kata, bisa berakibat fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:
- Perlakukan e-mail secara pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secara pribadi, tidak sepatutnya kita mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
- Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan- kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama "Forward", yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
- Jangan gunakan huruf kapital
Seperti halnya membaca suratkabar, atau
- Jangan terlalu banyak mengutip
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi
- Jangan gunakan CC (copy carbon)
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), usahakan atau hindari mencantumkan nama-nama pada baris CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
- Jangan gunakan format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
- Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.